在這個系統裡面，再也沒有所謂的「資料夾」或「目錄」這類東西。任何資源 ( 檔案文件 ) 進到電腦時，該知識管理系統便會自動 ( 或手動 ) 透過分類規則，分析、分類後才存放於專屬的資料庫裡。如果資源 ( 文件或檔案 ) 也是從相同系統所傳輸過來的資料，這個軟體可以繼承對方所設定的各種屬性及分類資訊。不同的檔案類型，除原有公訂的標準分類項目外，用戶們可以自訂增加其他的分類項目。

如果資料庫 ( 以個人使用的小型資料庫來說 ) 較難處理的大型檔案，如很大的聲音、圖片、視訊檔案時，該系統接收後會自動將這些檔案分類放在特定的資料夾內，檔案所有的訊息 ( 如名稱、時間、來源等等 ) 記錄下來，原來檔案名稱會被換置成永不重複的唯一編號 (ID) ，未來任何檔案進出，都會透過該系統的資源管理器進行監控，任何新接收進來的檔案，如果資料庫內已存在系統會彈出重複資源以供比對，選擇放棄、取代或新增。