傳統電腦使用者長期面臨的問題，就是會使用各種不同的軟體工具，產生一大推不同格式檔案，導致知識 ( 電腦檔案 ) 無法整合運用。

而新的知識管理系統，首先將各種文件單一 ( 單純 ) 化，單純化的最大優勢，便是當我們建立一份文件的時候，它可以是一個電子郵件 (E-Mail) 、網頁 (Html) 、電子說明文件 (CHM) 、手寫記事 (MEMO) ，也可能是一個行程安排 ( 行事曆 ) 、專案計劃裡的一個任務項目，甚至是一個行銷 DM 或美工設計，同樣一份文件不必透過各種轉換，就可以出現在任何地方，如同使用不同的檢視方式，同一個資料可以出現在行事曆、專案管理或某分類的知識庫中。

當我們在查詢或編輯的時候，也都只需要使用同一個編輯、查詢與管理工具就可以完成各種操作。

當其他公司還在強調文書編輯，展示一些很炫卻用不到的功能，得用伺服器來管理各種不同檔案時，這種新系統除將所有文件格式單一化外，也沒有所謂單機或伺服器的差別 ( 個人使用平台 ) ，因為現今的個人電腦都以具備驚人的運算能力。所以這個系統並沒有區分用戶端或伺服器端，用了這個產品我們可以隨時將桌上型電腦或筆記型電腦上的伺服功能啟動，而不需要將整個作業系統更換成昂貴的伺服器版本。也就是說，使用我們的產品，任何電腦都可以成為伺服器，只要將知識分享、郵件或其他伺服功能啟動，它就具備伺服器功能，只看我們有沒有啟動伺服器服務的需要。