傳統知識管理系統在管理上並不重視編輯與修改功能，因此文件格式非常雜亂，不同的文件，內容之間很難產生關連對應的作用。

而任何文件 ( 檔案格式 ) 不外乎是文字、圖片、音樂、動畫等幾大類的組合體，新的知識管理系統便是從這種原點出發重新規劃，透過單一文件格式 ( 如網頁上的 HTM 及 XML 格式 ) 、通用的瀏覽及編輯器與操作介面、能同時處理文字排版、編修圖片、影像及多媒體，並整合資料庫系統，將所有資源集中，統一存放在個人的小型資料庫內，同時將系統的所有資料，可以很簡便 ( 步驟與方法極為簡單 ) 地在網路上傳遞、交換，這樣的知識管理系統才可能被個人化地普遍使用。

當這種系統不需要昂貴的設備及高深的電腦技巧，一般的電腦使用者只需具備簡單的文書處理能力，就可以在自己的電腦上，輕易建立一套屬於自己的知識管理系統，而這種輕巧、從資訊知識工作者實用 ( 使用 ) 角度出發的產品，如果與目前市場流行的 Office 文書套裝軟體及網站式 ( 網頁 ) 的知識管理系統相比，立即能突顯其簡易與實用性。